Журнал учёта работы клубного формирования является основным документом, отражающим работу руководителя коллектива. Одновременно это финансовый документ, на основании которого заполняется табель учёта рабочего времени и производится начисление заработной платы.
Согласно номенклатуре дел, журнал хранится в архиве не менее 5-ти финансовых лет. В течение этого времени он может подвергаться проверке контролирующих органов. Записи в журнале должны вестись руководителем клубного формирования, регулярно. Ежемесячно с 25 по 30 число текущего месяца руководитель обязан сдавать журнал на проверку руководителю учреждения (художественному руководителю). Журнал рассчитан на один учебный год (с сентября по август).
Журнал состоит из следующих разделов:
1. Требования к заполнению журнала учёта работы клубного формирования.
2. План организационно-воспитательной работы, который, в свою очередь, делится на разделы:
• Цели и задачи
• Организационная работа
• Воспитательная работа
• Связь с учебными заведениями, общественностью, родителями
• Методическая работа
3. Содержание журнала
4. Учёт посещения занятий
5. Участие в мероприятиях
6. Отчет о работе
7. Творческие достижения
8. Список участников клубного формирования
9. Отметка о проведении инструктажа
10. Замечания и предложения по работе клубного формирования.
1. Журнал ведется на русском языке.
2. Записи в журнале ведутся аккуратно (без исправлений корректором, заклеиваний, зачёркиваний), чернилами только одного цвета – синим или черным.
3. Страницы журнала нумеруются, начиная с первой страницы.
4. Не допускается вырывание страниц!
5. В журнале не делается никаких дополнительных пометок.
6. Внешний вид журнала должен быть эстетичным (наличие обложки обязательно).
Каждый раздел журнала должен заполняться руководителем соответствующими сведениями.
На обложке журнала указывается название коллектива (студии, клуба), название учреждения, а также учебный год (сентября по май месяцы включительно).