Проектный офис (офис управления проектами) — это элемент корпоративной системы управления проектами строительной, да и любых других, организации. Он имеет в распоряжении различные методические, нормативные базы информации, касающиеся процессов управления проектами. В документах отражается функционал офиса, его полномочия, имеет место типовая документация, так называемые шаблоны, а также методики и пр. [1]. Основным ресурсом офиса являются квалифицированные специалисты, которые обеспечивают выполнение проекта.
Согласно научным исследованиям, процесс создания проектного офиса является важным шагом перехода строительной организации к управлению проектами, влияющим на качество управления и обеспечивающим единство подходов к управлению проектами и их успешную реализацию.
Формирование проектного офиса и организация его работы осуществляется по правилам общей теории менеджмента, теории организаций и организационного проектирования.
Принципиальная схема формирования проектного офиса представляет собой многоэтапный процесс, заключающий в себе ряд действий экономического порядка, организационного проектирования и создания информационной системы.
В зависимости от назначения проектного офиса и его дальнейшей роли в управлении проектами в теории и на практике выделяют множество его классификаций. Так, известны такие виды офисов, как «методолог», «пул ресурсов», координатор и др. Каким бы образом ни строилась его работа, формирование офиса управления проектами должно осуществляться по определенной схеме.
Первым этапом можно назвать определение целей создания офиса в соответствии с целями бизнеса. Цели выстраиваются в виде декомпозиции задач, групп процессов. Далее осуществляется классификация проектов, выявляются их характеристики и отличительные черты, составляется реестр [2, 3].
Иерархия целей и задач влечет за собой построение организационной структуры офиса управления проектом и ролевой модели управления.
Далее следует второй этап. Построение структуры управления офисом сопровождается разработкой нормативных документов, которые регламентируют его деятельность и взаимодействие внутри и с другими подразделениями организации. Предлагается рассмотреть три основных варианта.