О рекомендации Минфина России по сшиву копий документов в случае их представления в налоговые органы на бумажном носителе (письмо Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336).
В письме Минфин России проинструктировал налогоплательщиков, как правильно представлять в налоговую инспекцию сшивы истребуемых документов.
В п. 2 ст. 93 НК РФ установлено, что представление документов налоговикам на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией документа является копия, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Юридической значимостью документа является его свойство выступать в качестве подтверждения деловой деятельности или событий личного характера – подп. 14, 23 и 25 п. 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. При формировании сшивов документов на бумажном носителе для налоговой инспекции надо сделать следующее.
Первое. Сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы.
Второе. Все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. В месте их скрепления наклеивается бумажная наклейка в виде прямоугольника. Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей.
Третье. На бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания.
Четвертое. Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии).
При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.