Подтверждением соблюдения запретов и ограничений являются соответствующие документы и сведения, которые указываются в декларации на товары при таможенном декларировании. При осуществлении проверки документов и сведений, подтверждающих соблюдение запретов и ограничений, таможенными органами активно применяется система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). СМЭВ российских органов государственной власти, которая входит в интегрированную информационную систему внешней и внутренней торговли Евразийского экономического союза, позволяет обеспечить доступ таможенных органов к документам, находящимся в базах данных федеральных органов исполнительной власти, в целях ускорения и упрощения процедуры таможенного контроля, сокращения перечня документов, необходимых при таможенном декларировании товаров, применения безбумажных технологий. Эффективность применения СМЭВ при осуществлении таможенного контроля зависит в том числе от правильности указания сведений о документах и сведениях, подтверждающих соблюдение запретов и ограничений, в таможенных декларациях, в частности, кодов видов документов, масок номеров документов и дат выдачи документов. Коды видов документов и сведений, подтверждающих соблюдение запретов и ограничений, приведены в Классификаторе видов документов и сведений (приложение 8 к решению Комиссии Таможенного союза от 20 сентября 2010 г. № 378 «О классификаторах, используемых для заполнения таможенных деклараций»). Маски номеров разрешительных документов приведены в Справочнике масок номеров документов, используемых при заявлении сведений в графе 44 ДТ и ТД.
ФТС России рекомендует при указании реквизитов писем о продлении срока действия лицензий и разрешений, оформляемых органами, выдавшими разрешительные документы, в области экспортного контроля, не использовать коды основных документов (лицензий и разрешений), а указывать письма под кодом вида документа 01999 (иные документы). При этом срок действия лицензии или разрешения указывать в таможенной декларации с новой датой. При внесении изменений и дополнений в идентификационные заключения реквизиты писем также указывать под кодом 01999.