В состав кадровой документации входят документы по личному составу. Документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Условно документы по личному составу можно классифицировать на:
• документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;
• документы о награждении работников;
• трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства);
• документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;
• документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;
• учетные документы работников;
• отчетные документы по кадровому составу.
Конечно, отчетные документы непосредственно не относятся к документам по личному составу. Однако в них содержится информация, на основании которой можно уточнить сведения о кадровом составе организаций (количество работников, пол, возраст, профессия и др.).
Документы по личному составу хранятся в государственных, муниципальных архивах, в том числе архивах по личному составу, архивах организаций.
В системе хранения документов по личному составу можно выделить две стадии хранения: текущее и последующее (архивное).
Текущее хранение называют еще оперативным. Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования в течение делопроизводственного года. Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и др. осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами с замками. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а также номера дел в соответствии с номенклатурой на корешках их обложек облегчат поиск документов.
Рассмотрим правила хранения некоторых кадровых документов.
Форма книги учета утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (приложение 3). Она должна отвечать определенным требованиям: