При прекращении деятельности любого предприятия, будь то юридическое (ООО, ПАО и т.д.) или физическое (индивидуальный предприниматель) лицо, возникает много вопросов: где и как хранить оставшиеся договоры, бухгалтерские книги, имеет ли право налоговая инспекция запросить указанные документы для проверки и так далее. В данной статье попробуем со всем этим разобраться.
Обязанность хранения документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена прежде всего Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50), а также частью 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).
Положения о порядке хранения документов бухгалтерского учета экономическими субъектами содержатся в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ). При этом к экономическим субъектам согласно части 1 ст. 2 Закона № 402-ФЗ отнесены в том числе организации и ИП.
В соответствии с частями 1 и 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.