"МегаТрейд" — это сеть корпоративных кафе и столовых в государственных учреждениях и на крупных предприятиях. Мы работаем на рынке общественного питания 8 лет и отвечаем за обеспечение точек общепита на 16 объектах.
Сейчас я понимаю, что даже начинать работать в сфере общепита без автоматизации не стоит. Можно вручную вести учет финансов, работу с персоналом и сводить в Excel маркетинговые планы, но есть процессы, которые без специальной системы учета нормально выстроить просто не удастся. Тем не менее долгое время мы работали без комплексной системы автоматизации. Расскажу, с какими именно проблемами мы столкнулись и как их в итоге удалось решить.
Нашу первую столовую мы с партнером открыли в Москве еще в 2010 году. Это было помещение площадью 146 кв. м с пропускной способностью 98 человек в день, в котором работали 12 сотрудников.
Для денежного учета использовали кассовый аппарат АМС, который напоминал печатную машинку, пробивал чеки и записывал фискальные данные. Для учета продуктов — программу Store House, которая сводила данные по поступлениям и расходам. Грубо говоря, позволяла понять, сколько списать мяса при продаже одной котлеты.
Основная проблема состояла в том, что используемая нами программа Store House не была интегрирована с кассой. Отсутствие связи между двумя системами не давало возможности видеть реальную картину бизнеса: одна подбивала продажи в рублях, другая — считала продукты в килограммах. Это всё равно что ездить на велосипеде, но использовать одно колесо. Для того чтобы правильно спрогнозировать, например, какие товары и в каком объеме необходимо закупить, приходилось подсчитывать всё вручную. Вручную велся и учет зарплат сотрудников, затраты на их питание, бытовые и прочие расходы.
Кроме того, система АМС пробивала позиции не потоварно, а в денежном эквиваленте, и у кассиров периодически возникал соблазн реализовать не тот товар. Пространство для махинаций открывалось также и со скидочными картами. Из-за того что кассовый аппарат не был подключен к учетной системе, решение давать или не давать клиенту скидку фактически принимал кассир.