Довольно часто строительные компании озадачены поиском системы электронного документооборота. Правда, ожидания от этой самой системы весьма и весьма высокие. Ведь из компьютерной программы хочется, что называется, выжать максимум. Что ж, если бы речь не шла о таком понятии, как документооборот в строительстве, то, может быть, на этот максимум можно было бы рассчитывать. Но, когда разговор заходит в русло строительной отрасли, то здесь уже документооборот – это не просто автоматическое составление документов, их визирование и хранение, но и плотная связка данных из договоров, с учёта которых и нужно начинать.
Многие специалисты строительных компаний понимают под документооборотом ещё и учётные задачи: учёт договоров, учёт выполнения работ, учёт нарядов, взаиморасчёты по договорам. На самом деле это две совершенно разные задачи. Учётная система, обеспечивающая управление строительной организацией, – это одно. Система документооборота – совсем другое: простая, в чём-то даже примитивная, но полезная для целей регистрации, хранения и автоматического формирования документов. Это не значит, что система документооборота в строительстве заранее обречена на неудачу. Вовсе нет. Просто она должна работать совместно с системой управленческого учёта.
Наверное, некоторые читатели сейчас подумали: «ну вот, нет для строительной компании нормального компьютерного решения, всё кусками». На самом деле решение есть. На рынке существуют программы (их немного), которые позиционируют себя в качестве управленческих систем в строительстве, а модуль документооборота, как правило, уже предусмотрен внутри системы или приобретается отдельно.
В качестве примера можно рассмотреть тандем отечественных систем «АЛТИУС – Управление строительством» и «АЛТИУС – Документооборот» (компания-разработчик «АЛТИУС СОФТ», Россия).
Система «АЛТИУС – Управление строительством» – это тиражная, специализированная для строительного бизнеса компьютерная программа, ориентированная на полноценный управленческий учёт в строительстве (не дублирует бухгалтерские или сметные программы).