К ак показывает опыт, возможными проблемами закупочной логистики в организациях являются следующие:
- непрозрачные процедуры выбора поставщика и, как следствие, высокие закупочные цены и низкое качество закупаемых товаров;
- субъективность принятия решения из-за влияния человеческого фактора на выбор поставщиков;
- отсутствие конкурентной среды из-за неменяющегося состава поставщиков, несмотря на появление новых перспективных компаний. При этом значительную часть поставщиков могут составлять небольшие фирмы-посредники.
Использование непрозрачных процедур выбора поставщика приводит не только к завышению закупочных цен, но и к снижению качества и надежности работы всей цепи поставок.
Для преодоления указанных проблем в закупочной логистике торговым компаниям рекомендуется разрабатывать Положение о закупках товаров.
Разработка и внедрение Положения позволяют устранить субъективность выбора поставщиков, обеспечить механизм контроля процесса закупки, персонализировать и четко определить границы ответственности закупщиков, облегчить контроль закупочной деятельности. Положение устанавливает регламент выполнения бизнес-процесса «Закупка». Регламентация закупок применяется в целях обеспечения эффективного расходования денежных средств организации, а также получения экономически обоснованных рыночных цен на продукцию и предотвращения возможных злоупотреблений со стороны менеджеров по закупкам.
Регламентация закупочной деятельности осуществляется путем применения обязательных процедур, которые должны выполняться менеджерами. Данные процедуры включают:
- планирование потребности в товарах;
- проведение анализа рынка;
- обеспечение разумного уровня конкуренции среди потенциальных поставщиков там, где это возможно, а где невозможно повышенный внутренний контроль;
- честный и разумный выбор предпочтительных поставщиков при комплексном анализе выгод и издержек (прежде всего соотношения цены и качества продукции);
- контроль исполнения поставщиками договоров на поставку товаров.
Положение должно основываться на системном подходе к закупочной логистике, который предусматривает: