НА БАЗЕ АВТОПАРКА ПРАВИТЕЛЬСТВА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
В этой статье расскажем, как проходило внедрение «ТМ: Корпоративные поездки» для запуска проекта «Гостакси» в автопарке правительства Белгородской области, какие задачи необходимо было решить и как изменилась работа автопарка после внедрения программного комплекса.
В автопарке правительства Белгородской области более 100 легковых автомобилей. Одновременно на линии находятся 30–40 машин. Ежедневно сотрудники правительства подают около 35 заявок на служебные поездки, но пятая часть поездок получала отказ, так как в гараже не хватало машин. Это было связано с рядом причин.
Длительное и сложное согласование заявки. Заявка на поездку проходила несколько стадий рассмотрения и согласования: начальник отдела, начальник управления или департамента, начальник гаража, диспетчер. Далее диспетчер в журнале искал свободный автомобиль, связывался с водителем, водитель звонил пассажиру и договаривался о поездке. В среднем на все этапы уходило 5–7 дней.
Были и другие факторы, которые увеличивали время рассмотрения заявки. Заявку подписывал человек, который не имел полномочий подписывать такого рода документ. Такую заявку не принимали в автопарке. Приходилось ее переделывать. Если в гараже не было свободных машин и заявитель не готов перенести поездку на следующий день, заявку нужно было оформлять заново. Отдел делопроизводства мог отправить заявку обратно на доработку.
Нет единой формы заявки на поездку. Каждый сотрудник, отдел или департамент оформляли заявки посвоему. В заявке могла быть указана не вся информация, которая необходима диспетчеру для определения автомобиля. Например, из заявки непонятен статус пассажира, не указано количество пассажиров, время и место выезда, класс автомобиля — непонятно, какой автомобиль выделять.
Отсутствие системы обратной связи между диспетчером, пассажиром и водителем. Диспетчер не мог дозвониться до водителя или заявителя по рабочему телефону. Иногда заявитель не был тем человеком, который в итоге поедет на служебном автомобиле, и у диспетчера не оказывалось телефона самого пассажира. Заявитель мог не предупредить об отмене выезда, смене маршрута или не выйти в указанное в заявке время. Заранее диспетчер и водитель не могли узнать об этом и скорректировать свою работу.