Справка бухгалтера – внутренний документ, который поможет исправить счетные ошибки, подтвердить дополнительные расчеты, дать пояснения к налоговым декларациям. О том, что справка бухгалтера – первичный документ, можно догадаться только по косвенным признакам. Напрямую это не прописано ни в одном нормативном документе. Например, в ст. 313 НК РФ сказано только, что подтверждением налогового учета являются первичные документы, включая справку бухгалтера. При этом первичные документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).
При подготовке справки бухгалтера можно взять за основу форму, утвержденную для бюджетных учреждений приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (код ф. № 0504833) и/или разработать форму справки по своему усмотрению.
Чаще всего бухгалтеры бюджетных учреждений пользуются текстовой формой справки. Удобнее разработать форму справки один раз и приложить ее к учетной политике. Обычно справку пишут на простом листе бумаги формата А4 и хранят со всеми остальными первичными документами по соответствующим объектам учета либо заводят отдельную папку «Справки бухгалтера» по каждому кварталу отдельно и там их хранят.
При разработке формы для наименования этого документа лучше использовать терминологию налогового законодательства – «справка бухгалтера». Название «бухгалтерская справка» употребляется в деловом обороте.
Главное – не забывать, что справка – все-таки первичный документ, а значит, она должна содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 7 инструкции № 157н.
Справка бухгалтера должна содержать полное наименование учреждения в соответствии с учредительными документами (можно написать адрес местонахождения учреждения, идентификационный номер налогоплательщика и код постановки на учет в налоговый орган). После наименования учреждения бухгалтер указывает дату составления документа. Посередине бухгалтер пишет наименование документа.
В нашем случае это справка бухгалтера. В содержании справки бухгалтер пишет факт хозяйственной жизни – описание того, что этой справкой подтверждается. Не забудьте указать единицы измерения операции, в которой допущена ошибка.