Проблемы
Собственный автопарк является неотъемлемой частью многих промышленных предприятий. Однако в подавляющем их числе наличие транспортного парка сопряжено с рядом проблем, которые у всех свои, но приведенные в списке ниже встречаются чаще всего:
- Собственный транспорт крайне неэффективно решает задачи по доставке собственных грузов, осуществлению внутренних перевозок и снабжению объектов.
- Транспортный отдел предприятия страдает от недостатка технического оснащения.
- Большая изношенность подвижного состава является главной причиной больших затрат на ремонт техники.
- Обновление автопарков осуществляется без какого-либо планирования, в основном только по разовым заявкам с сомнительной целесообразностью.
- Содержать персонал транспортного отдела достаточно затратно.
Эти проблемы нередко создают головную боль руководителям компаний. Рассмотрим далее каждую из вышеуказанных проблем более подробно.
Нелогичная логистика
Аудиторы транспортных подразделений компаний часто сталкиваются с тем, что руководители и менеджеры организаций, будто бы не знакомы с такими понятиями, как:
− маршрутизация транспортных потоков;
− внутрипроизводственная логистика;
− экономика АТП.
Многие компании и вовсе фактически отдают автотранспорт в личное распоряжение своим сотрудникам, формально закрепляя его за структурными подразделениями.
Оценка реального положения вещей осложняется и тем, что затрачиваемые на автотранспорт средства не выделяются в отдельные статьи финансовых затрат. Как правило, их списывают в общецеховые расходы. Таким образом, транспортные услуги оцениваются приблизительными значениями, в результате чего раздутые статьи общецеховых расходов происходят из-за личных потребностей отдельных членов организации.
Помимо этого, предприятия сталкиваются и с другими характерными общими проблемами:
− персонал простаивает из-за недостатка занятости;
− расхищаются топливо, запчасти, оборудование и инструменты;
− выполняются рейсы на стороне, оплата которых идет мимо кассы предприятия.
За счет правильной организации внутрипроизводственной логистики и постоянного контроля за отчетностью, а также прозрачности работы, можно добиться снижения транспортных затрат на 5–10%. В это же время, если элементарная логистика отсутствует, то техника используется не по назначению, рейсы дублируются, возникают холостые пробеги и простои. При организации снабжения и вывоза готовой продукции логисты не стремятся найти обратные загрузки. Часто бывает так, что некомпетентные сотрудники просто не знакомы с доступными системами информации и ТЭК, которые работают в России.
Проанализировав должным образом использование подвижного состава, можно обнаружить, что успешное снабжение предприятия достигается использованием меньшего (на 10–20%) количества техники, чем располагает автопарк.
В аудиторской практике есть ситуация, которая наглядно иллюстрирует данную проблему. В рамках аудита был изучен транспортный цех крупного завода. В итоге выяснилось, что на транспортное обеспечение списывались… строительные материалы – доски, арматура и бетон. В статье «запасные части и расходные материалы» был учет затрат на ремонт станков и оборудования в цехах. Учет топлива проводился с применением «котлового метода», в рамках которого велся подсчет расхода на весь автопарк. Факты выхода машин на рейс и их возвращения никем не контролировались – водители сами отмечали соответствующее время в журнале, а их реальная работа никак не учитывалась. При этом начисление зарплаты осуществлялось, исходя из средней по цеху, с добавлением различных надбавок и коэффициентов.
Подвижной состав фактически был отдан в личное пользование руководителям предприятия, а факты его использования в отчетности никак не отражались. В 50% случаев транспорт автопарка использовали в целях удовлетворения личных потребностей в выходные и праздничные дни.
Закупка запчастей и расходных материалов велась централизованно – через структуры снабжения завода. Проблема заключалась в длительности процесса и качестве поставок. Во-первых, период подачи заявки до получения мог варьироваться от недели до месяца. Во-вторых, качество закупаемых деталей оставляло желать лучшего, ввиду чего их ресурс крайне быстро вырабатывался, и требовалась скорая замена. Не исключалось и наличие определенных «взаимных интересов» между закупщиками и поставщиками.
Еще одним примером неэкономной экономики на АТП служит следующая ситуация. В результате аудита промышленного предприятия, автопарк которого насчитывал 850 ед. техники, обнаружилось, что статьи расходов на ее ремонт и техобслуживание были достаточно внушительными. При детальной проверке выяснилось, что каждая из пяти автоколонн имеет хорошо оборудованные и укомплектованные ремонтные мастерские. Всего в них было задействовано более 450 чел. Вместе с тем предприятие несло весьма ощутимые финансовые потери за аренду и амортизацию зданий, сооружений, оборудования. В то же время склады предприятия были заполнены неликвидом и устаревшим, а порой и списанным имуществом. Тем самым, общая сумма всех трат составляла порядка 15–16 млн руб./мес.!
Проанализировав работу ремонтников, токарей, фрезеровщиков, аудиторы выяснили, что при занятости не более 25–30 ч/мес. (нормой считается 160 ч/мес.) работники получали зарплату как за полный рабочий день. Было предложено провести реорганизацию АТП, в результате которой стоимость складских запасов снизилась до 400 тыс. руб., а месячная наработка на одного ремонтника составила 160– 170 час. В свою очередь фонд оплаты труда едва превышал 6 млн руб., что говорит о значительной экономии средств и должной оптимизации рабочего процесса.
Техника на грани
Прозрачная управляемая структура транспортного подразделения предприятия достигается:
- с использованием актуальных IT-продуктов;
- современным техническим обеспечением;
- определенной подготовкой персонала.
Такую структуру диктуют реалии XXI века.
Ручная обработка данных (к примеру, в формате таблиц Excel) предполагает штат специалистов низкой квалификации, что мешает объективной оценке истинного положения дел, оперативной корректировки ситуации и принятию своевременных управленческих решений. Плюс ко всему, штат этих сотрудников тоже нужно содержать.
Чтобы соответствовать современным реалиям, необходимо внедрять актуальное программное обеспечение и технические средства, что, безусловно, повлечет за собой определенную переподготовку (если не подготовку с нуля) персонала и его постоянное обучение. И это, не говоря о том, что весь данный комплекс мероприятий требует от руководства предприятия немалых затрат. Однако экономическая и управленческая эффективность внедряемых технологий окупает вложение средств в процессе эксплуатации (от 1 до 1,5 лет). Так что вышеупомянутые затраты вполне можно называть инвестициями.
Присутствие крайне изношенной техники требует наличия соответствующих ремонтных подразделений, складов запчастей и оборотных агрегатов, специалистов (агрегатчиков, «двигателистов», станочников и пр.). Зачастую никто не считает затраты на их обеспечение и содержание.
Согласно результатам анализа, промышленный автомобиль при ежедневном графике эксплуатации может использоваться на протяжении 4–5 лет. Как только этот срок истекает, а пробег самой машины переваливает за 300 тыс. км, содержать автомобиль становится нерентабельно.
Нужен план
Отсутствие плана-графика своевременной замены автомобилей, как правило, влечет за собой незапланированные расходы, которые зачастую могут быть достаточно весомыми. В результате этого средства, которые можно было бы потратить на другие цели, уходят на срочное приобретение новеньких автомобилей. Помимо незапланированных расходов, могут возникнуть и серьезные риски срыва производственных процессов, влекущие за собой «лавинный» выход из строя подвижного состава. В результате необходимо увеличивать ремонтные подразделения и финансовые ресурсы.
В свою очередь плановая замена подвижного состава означает, что в статью расходов на его содержание будут входить лишь затраты на плановое техническое обслуживание и мелкий ремонт. Иными словами, вышеуказанная необходимость увеличивать ремонтные подразделения и ресурсы на их содержание отпадет сама собой, а затраты на автотранспорт в целом будут значительно ниже.
Эксплуатировать новую машину намного дешевле, а использовать по назначению – ощутимо эффективнее.
Работа склада
Склады большинства транспортных цехов чаще всего заполнены огромным количеством купленных ранее запчастей, которые ввиду невозможности их использования и списания из-за плохого качества, износа и пр. резко увеличивают затраты на обслуживание транспорта в целом. Это оборачивается сложностями с оперативным реагированием на ухудшение технического состояния автопарка, планированием деятельности на длительный период, осуществлением необходимого быстрого ремонта и выпуска на линию, а также заявочного ремонта.
Большинство транспортных структур имеет так называемые склады «подменного фонда», в которых осуществляется сборка вышедших из строя узлов и агрегатов, чтобы потом их восстанавливать и использовать. Корни у данной практики растут еще со времен СССР, что тогда было обусловлено дефицитом запчастей и ограничением расходов на них.
Однако на сегодняшний день подобных проблем с поставками нет, а из старого можно собрать только старое, что делает данную практику пережитком прошлого.
Наличие больших складов и запасов запчастей подразумевает содержание необходимого для их обслуживания персонала, усложнения учета и пополнения номенклатур, в результате чего создаются возможности злоупотреблений, хищений и увеличение общих транспортных расходов.
Кадры
Основная проблема заключается в избыточности штата сотрудников служб техобслуживания и ремонта, чем страдает большинство компаний. Как и в случае с практикой содержания складов, подменного фонда, корни данной проблемы также уходят во времена СССР, где нормативными документами регламентировалось наличие токарей, агрегатчиков, «двигателистов», специалистов по топливной аппаратуре, различных мастеров и бригадиров. Однако проблема заключается не настолько в их наличии, сколько в объеме выполняемых ими работ, качестве, необходимости этих работ в каждой конкретной ситуации. В текущих реалиях делегировать часть работы сторонним специализированным предприятиям намного экономичней, чем содержать и обеспечивать эту «армию» рабочих.
Вывод
В современных реалиях, когда в большинстве случаев покупается новая зарубежная техника, когда предоставляются гарантии на определенный срок и пробег, когда даже отечественная продукция обладает хорошим качеством, отсутствует сама необходимость содержать такое количество ремонтных служб.
Гораздо проще и дешевле обходится постоянная эксплуатация свежей и эффективной автотехники при грамотно составленном плане ее обновления и своевременной ее замене. Так как старую технику обслуживать дороже, следовательно, статья расходов компании становится объемнее.
Руководителю, взявшему на вооружение принцип своевременного обновления парка, можно без труда привести свое предприятие к экономии. В таком случае доля снижения затрат (не стоит забывать и о лизинговых схемах) себестоимости транспортной услуги составит до 10–15%.