* С 2017 г. Мосгортур выполняет функции дирекции музеев города Москвы.
Себестоимость — сумма всех затрат учреждения в связи с мероприятием или услугой. Это граница, ниже которой вы не должны опускать цену. Себестоимость состоит из прямых и косвенных расходов — посмотрите схему 1.
Формула себестоимости билета или услуги выглядит так:
Прямые расходы — это смета на мероприятие или оказание услуги. А вот отнести на себестоимость косвенные расходы сложнее, поскольку они складываются из затрат на содержание имущества, коммунальных расходов, зарплат и т.д. Есть несколько методик расчета косвенных затрат — о них далее.
Посмотрите, как считать прямые расходы, на примере временной выставки, которую на своей площадке организовывает выставочный зал. На выставку организаторы взяли музейные предметы из частной коллекции. Экспозиция действует 30 дней, под нее изменят помещение и привлекут дополнительный персонал.
Сотрудники учреждения подготовили смету, в которой собрали все прямые затраты. Самые значительные статьи расходов — переход музейных предметов во временное пользование и фонд оплаты труда персонала, который проводит мероприятие. Также к прямым затратам сотрудники отнесли суммы на застройку помещения, материалы, техническое и административное сопровождение, охрану.
Если вы делаете выплаты физическим лицам по трудовым договорам или по ГПД, то должны обязательно отчислять взносы в социальные и пенсионные фонды. Отнесите эти взносы тоже на цену билета.
Прямые затраты учреждение должно полностью покрыть за счет билетов. Оно распределяет их на ту часть билетов, которые организаторы мероприятия планируют продать. Учтите: количество билетов, которое вы планируете продать, должно быть меньше общего числа билетов.
Сделайте план продаж. Допустим, вы оценили исходя из помещений, что максимальное число посетителей выставки в день — 300 человек. Тогда за все время работы выставки в 30 дней максимальное число гостей составит 9 тыс. человек и столько же билетов. Вы не можете предсказать, продадите ли все 9 тыс. билетов. Поэтому спрогнозируйте то количество посетителей, которое будет для вашего мероприятия успешным. То есть установите план продаж по выставке, к примеру, 60 процентов, или 5400 билетов. Прямые расходы разделите не на 9000 билетов, а на 5400, и вы получите справедливое распределение затрат (см. табл. 1).