Отчеты по среднесписочной численности сотрудников сдаются один раз в календарный год до 20 января (если не выпадает на выходной день). К проведению отчетности привлекаются все зарегистрированные юридические организации без учета реального наличия работников в штатном расписании, индивидуальные предприниматели и вновь создаваемые или прошедшие процедуру реорганизации предприятия (в таких случаях сведения представляются до 20 числа следующего за реорганизацией месяца). Для индивидуальных предпринимателей актуальность отчета наступает только при реальном наличии сотрудников, включенных в штат фирмы.
Среднесписочная численность сотрудников по своему количественному показателю будет всегда меньше списочного состава. Отчасти это обусловлено требованиями приказа Росстата от 22 ноября 2017 г. № 722, определяющего категорию относимости к списочной численности.
Согласно требованиям Росстата, в категорию списочного состава сотрудников предприятия включены все должностные лица, заключившие с организацией трудовой договор вне зависимости от его календарной продолжительности:
- работники, прибывшие на производство даже в период официального простоя производственной линии;
- сотрудники организации, направленные (находящиеся) в санкционированных командировках с сохранением оклада;
- не исполняющие обязанности по занимаемой должности в связи с временной нетрудоспособностью (болезнь по больничному листу) исключаются из категории списочной численности только при получении группы инвалидности и следующим за этим увольнением;
- сотрудники женского пола в период беременности и послеродового ухода за детьми;
- работники, официально отданные внутренними приказами, как убывшие в отпуск (не учитывая форму его оплаты — оплачиваемый/неоплачиваемый);
- сотрудники, находящиеся на отдыхе в будний день согласно записи журнала учета переработки и привлечения в выходные и праздничные дни;
- сотрудники, находящиеся на выходном в будний день, если такой выходной обусловлен особенностями исполнения должностных обязанностей (отдых перед/после ночной смены и т. д.);