Формирование плана закупок достаточно трудоемкий процесс, так как необходимо максимально точно определить потребность всего предприятия в приобретении товаров, работ, услуг минимум на очередной финансовый год, оценить и согласовать необходимость каждого приобретения с учетом лимитов бюджета и складских запасов, при необходимости сгруппировать однотипные потребности, сформировать, согласовать, утвердить и разместить в ЕИС план закупок.
Если целью автоматизации отделов и служб, которые осуществляют проведение закупок, для вашей компании является не только выполнение регламентированных законом процедур, но и построение эффективной системы планирования закупок, в этом случае стоит обратить внимание на проработку методики планирования, выбора оптимального варианта и его автоматизации.
Сначала определимся с терминологией.
Потребность — это з а явк а на приобретение товаров, работ, услуг. Инициатором потребности может выступать как рядовой сотрудник (например, заявка на приобретение оборудования для выполнения своей работы), так и руководитель, его заместитель либо специально выделенный сотрудник в отделе (например, формировать потребности для своего подразделения).
Позиция плана закупок — это отдельная составная часть плана закупок (отдельная строка). Если по-простому, то одна позиция — это один лот закупки (см. рисунок ниже).
Несколько потребностей можно объединять в одну позицию. Например, потребности на приобретение компьютеров от разных инициаторов можно включить в одну позицию. В этом случае мы проводим одну закупку вместо нескольких, уменьшая нагрузку отдела по организации и проведении закупки.
Позиции плана закупок формируют сотрудники организации, участвующие в обеспечении предприятия материальными ресурсами или услугами, далее ответственные за позиции плана закупок.
Ответственными за позиции плана закупок могут выступать: руководитель ИВЦ — закупка вычислительной техники, специалисты отдела маркетинга — приобретение рекламной и подарочной продукции, специалисты административно-хозяйственной службы — приобретение канцтоваров, мебели и т. д. Также роль ответственного за позиции плана закупок может выполнять ответственный за план закупок.