Законодательством не установлена обязанность работодателя составлять Инструкцию по кадровому делопроизводству. Однако на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности. Например:
• Ростехнадзор применяет Инструкцию, утвержденную приказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372;
• антимонопольная служба (ФАС) — Инструкцию, утвержденную приказом ФАС от 01.07.2016 № 887/16;
• ОАО «РЖД» — Инструкцию, утвержденную распоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р.
Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы. Наличие такой инструкции позволяет:
• соблюдать единый порядок оформления кадровых документов организации;
• учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства;
• быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе организации и т. д.
Типовой Инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому организация может составить ее в произвольной форме (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). При составлении документа за основу можно взять инструкции, действующие в вышеуказанных ведомствах и организациях.
Как правило, Инструкция состоит из:
• преамбулы;
• тематических разделов;
• приложения.
В преамбуле указывают общие сведения: цель составления Инструкции; ее назначение; лиц, ответственных за сохранность кадровых документов.
Наименования и количество тематических разделов Инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством. Так, например, Инструкция по кадровому делопроизводству может состоять из следующих разделов:
• прием новых сотрудников (гл. 10–11 ТК РФ);
• перевод сотрудников внутри организации (гл. 12 ТК РФ);
• увольнение сотрудников (гл. 13 ТК РФ);
• предоставление отпусков сотрудникам (гл. 19 ТК РФ);