Во время карантина в адрес компании продолжала поступать почта. Теперь каждый документ из этой почты вы должны обработать и «закрыть». Игнорировать запросы нельзя: типовой срок ответов не менялся, он составляет 30 дней. Ваши респонденты-физлица могут решить, что вы нарушаете Закон «Об обращениях граждан РФ» или не хотите выполнять свои обязательства перед надзорными органами, партнерами и клиентами, если это письмо от юрлица. Чтобы оправдаться перед ними, вам понадобятся два приказа.
Первый — приказ о прекращении деятельности или переходе на удаленную работу. Директор должен был его подписать перед тем, как уйти на самоизоляцию или на удаленку. Унифицированной формы такого приказа нет, каждая организация «сочиняла» его сама. Самое главное, чтобы в этом приказе была дата начала перерыва в работе, например:
Второй приказ, который вам понадобится, — о восстановлении нормального режима работы компании. Он определит дату завершения нерабочего периода, например:
Эти приказы — две «охранные грамоты» для организации и сотрудников, которые должны защитить их от претензий клиентов, контрагентов и контролирующих органов за просроченные работы или, что важно сейчас для вас, за отложенные ответы на письма.
В первую очередь разберите и обработайте всю поступившую почту, чтобы оперативно отправить ее руководителю. Внутренними процессами и документами пусть пока занимаются сотрудники в подразделениях. Особое внимание уделите датам приема и срокам исполнения документов. Вам придется часто обращаться к руководителю, а руководителю — принимать решения индивидуально для каждого письма. Например, относительно писем, ответ на которые оказался просроченным еще до того, как письмо получилось рассмотреть.
Найдите все письма, которые поступили в компанию. Пока вы отсутствовали, в приемной скопились доставленные по почте или курьерскими службами документы. Если компания продолжала работать удаленно, то их будет меньше. Если простаивала — больше, и тогда вам придется обработать еще и электронную почту.