- Организовать рабочую группу. Прежде всего, надо спланировать мероприятие и организовать рабочую группу, в которую войдут активные жители клуба, местные лидеры, представители администрации. Это поможет распределить обязанности и привлечь больше людей к подготовке. Также следует обсудить дату праздника — желательно выбрать выходной день или праздничные выходные, чтобы как можно больше людей смогли прийти.
- Составить план мероприятий. Назначить ответственных, проконтролировать сроки исполнения. При подготовке мероприятия рекомендовано привлечение режиссера, технического персонала (рабочие сцены, звукорежиссеры), видеооператора, ведущих, аниматоров. На мероприятиях любого формата должна быть обязательно предусмотрена зона регистрации. Рекомендуется обеспечить доступность всех творческих площадок, активностей, основного сценического пространства, учесть, где будут располагаться почетные гости и зрители.
Разработка рекламной кампании также играет немаловажную роль. Использование местных средств массовой информации, социальных сетей и распечаток с информацией о мероприятии поможет эмоционально подготовить население к юбилею. Привлечение внимания к событию можно осуществить через анонсы, посты и даже небольшие превью на местном радио.
Одним из важных элементов подготовительной работы является оформление площадки. Для достижения наибольшего эффекта в оформлении сценического пространства (площадки), желательно использовать специальную брендированную символику региона (плакаты, ширмы, одежда с логотипом, символом региона, компании, организации): баннеры (полотно различных форм и размеров с изображением, информацией или рекламой), виндеры (уличные переносные флаги), пресс-волы (задник, ширма), флаги, видеоряд на экране, тематические фото и велком-зоны (место для приветствия гостей), композиции и инсталляции (графические, как правило видео композиции), воздушные шары в цветах флага и герба области и т.п.
План подготовки
Необходимо отслеживать проведение события на всех этапах согласно плану подготовки. В нем должны быть указаны сроки проведения и ответственные лица.