Уточните структуру ваших финансовых потоков. То есть распределите расходы и доходы в соответствии с теми видами деятельности, которые их формируют. Недостаточно просто разделить доходы и расходы по структуре плана финансово-хозяйственной деятельности на заработную плату, коммунальные платежи и т. д.
Доходы. Разделите доходы на основную и прочую деятельность. Это значит, что вы должны распределить по отдельным группам все доходы от проведения мероприятий или секций, а с другой стороны, отнести к ним все расходы: заработную плату, коммунальные платежи и пр. Тогда вы будете видеть реальное состояние проектов вашего учреждения.
Распределите всю вашу выручку по направлениям деятельности, например мероприятия, секции, кружки, сувенирная продукция, кафе и пр. Если категории составляют менее пяти процентов от общего объема выручки — объединяйте их в одну большую категорию — «Прочее». Если у вас много секций и кружков — объедините их в группы по тематике или возрасту и считайте по каждой группе отдельно.
После того как вы распределили выручку, оцените, какое из направлений деятельности приносит наибольший доход. После этого вы сможете распределить косвенные расходы — коммунальные платежи, расходы на содержание имущества и заработные платы. Рекомендую графически отобразить это распределение в виде диаграммы.
Расходы. Распределите расходы по той же структуре, что и доходы. Это позволит вам понять, какое из направлений наиболее прибыльно. Скорее всего вы найдете и убыточные направления. Распределите прямые затраты непосредственно по группам. Те расходы, что распределить напрямую не удается, отнесите пропорционально доле в общем объеме выручки (см. рис. 1).
План. Считайте эти данные каждый месяц и оценивайте динамику как в отношении к предыдущему месяцу, так и к значениям в прошлом году. Так вы сможете заметить нетипичные изменения в расходах и доходах, которые обычно свидетельствуют о проблемах в работе подразделений.
Планируйте показатели по подразделениям. Рассчитайте, сколько принесут вам те или иные виды платной деятельности. Это поможет вам сконцентрировать свои силы на наиболее значимых направлениях деятельности. Планировать необходимо все наиболее значимые показатели: планируйте выручку по направлениям, расходы по ним, загрузку в людях, в часах.