Существует мнение, что составление сметы на проведение ремонтных работ является простой задачей, однако именно подготовке данного документа необходимо уделить пристальное внимание, т. к. наличие в нем ошибок может повлечь за собой ряд неблагоприятных последствий (преимущественно для заказчика).
Подготовка сметной документации должна осуществляться в соответствии с установленными правилами и стандартами, при этом необходимо брать к учету действующие нормативы. Сметная документация в дальнейшем подвергается экспертизе, стоимость же работ закрепляется в договоре, оформляемом между сторонами — заказчиком и исполнителем. Фактически смета — это документ, прилагаемый к контракту.
При производстве ремонтных работ определение их состава, а также объема часто осуществляется без предварительной подготовки сметы, составление которой должно выполняться на основании акта технического состояния объекта. Как правило, подготавливают данные документы уполномоченные представители заказчика, реже для этих целей привлекаются исполнители или сметчики. Многие заказчики считают лишним привлекать к работам проектировщиков — у них присутствует уверенность в том, что подготовка проектов не является обязательным условием. При применении указанного подхода заказчик зачастую закладывает небольшое количество известных ему проблем, руководствуясь при этом собственными опытом, знаниями и навыками, считая их достаточными.
Если обратиться к действующему законодательству Российской Федерации, то там зафиксированы такие типы ремонтных работ, как текущий и капитальный. Оба этих типа направлены на поддержание в надлежащем состоянии объектов, эксплуатация которых осуществляется. При этом грань между указанными видами ремонта является весьма условной, несмотря на наличие ряда ограничений, установленных властями. В случае если заказчик не обладает специализированными профессиональными знаниями по подготовке проектной документации и у него отсутствует четкое понимание нормативных требований, то ему будет очень сложно осуществить идентификацию при подготовке дефектной ведомости. К примеру, далеко не все знают, в чем разница между строительной конструкцией, отдельно взятыми ее элементами и системами ИТО, в то время как она существенна, и крайне важно брать ее в учет при определении вида ремонтных мероприятий. Именно поэтому уполномоченный представитель заказчика должен обладать сведениями о классификации. Это даст возможность точно определить необходимый вид ремонта (текущий или капитальный), а если потребуется, — принять решение о реконструкции объекта недвижимого имущества. При отсутствии необходимых знаний это с высокой долей вероятности повлечет за собой допущение серьезных ошибок.