При проектировании процессов в организации мы используем следующее определение процесса: совокупность действий, повторяемых во времени, с конкретным началом и концом, целью которых является создание ценности для внешних и внутренних клиентов. Большие комплексные процессы могут быть представлены как последовательность подпроцессов.
Операция или функция процесса — элементарное действие в рамках процесса (например, подготовка отчетности, формирование счета и т. п.).
Классический функциональный подход отталкивается от группировки сходного функционала в агрегирующие подразделения/домены. Например, департамент по логистике отвечает за все функции по логистике, коммерческий департамент за продажи и т. п. Основной недостаток данного подхода — это возникновение разрывов на стыке функционала (в процессном подходе используется термин кросс функциональный процесс). Пока все функции работают штатно, и изменения минимальны, функциональная модель работает эффективно. Но стоит изменить требования к результатам — и функциональная модель управления начинает существенно проигрывать, так как нет ясного понимания, как выглядит единый процесс, и как его следует изменить для получения требуемого результата.
Также в функциональном подходе мы существенны ограничены в формировании ключевых показателей эффективности в терминах бизнес-результативности, так как выполнение изолированный функциональных показателей не связано напрямую с показанным бизнес-результатом.
Помимо этого, применение процессного подхода позволяет устранять избыточный функционал, который, после проведения анализа, оказывается ненужным для формируемой в процессе ценности. Если говорить о современных трендах, таких как цифровая трансформация бизнеса, то процессный подход становится критически необходимым, так как он позволит обеспечить управляемое внедрений новых технологий и практик, а также корректную оценку результата цифровизации. Цифровая трансформация с использованием функционального подхода зачастую ведет к так называемым «лоскутным» внедрениям, когда при наличии большого количества автоматизированных функций, количество ручных операций все равно остается большим, за счет ошибок, когда автоматизировался не какой-то конкретный процесс, а набор функций. Именно поэтому несколько лет назад стало популярно направление RPA (Robotic Process Automation, автоматизация процессов), которое, имитируя деятельность человека, позволяло собрать уже автоматизированные функции в работоспособный автоматический процесс.