Управление строительством имеет множество сложностей, весьма рутинных дел, выполнять которые обязательно. В частности это касается составления исполнительной документации, которая необходима при проведении строительных работ, реконструкции и капитального ремонта.
Объём её весьма велик, а технических средств, способных облегчить работу с заполнением журналов, бланков в распоряжении строительных компаний практически нет. Это может показаться странным, но нередко сотрудники строительных организаций вынуждены заполнять документы в буквальном смысле от руки. Берётся утверждённый тип бланка или журнала, а в него вписываются основные данные строительного объекта. Причём отказаться от ведения исполнительной документации нельзя, так как это требование регламентировано законодательством Российской Федерации.
Раз подготовка исполнительной документации – это обязательная процедура, пожалуй, для каждой строительной компании, значит, немало разработчиков программного обеспечения хотят предложить свои решения. Ведь процедура работы с журналами, документами, актами – сложная и рутинная. И здесь разработчики грешат тем, что сильно упрощают собственное видение ситуации. Казалось бы, ну что может быть особенного в программе для заполнения исполнительной документации? Бери и заполняй, выводи на печать. Но и тут есть масса «но».
Итак, при подготовке исполнительной документации, в частности журнала входного учета и контроля материалов, необходимо к каждому материалу прикладывать актуальные сертификаты. И контролировать, не истек ли срок их действия. Ведь поставщик прикладывает сертификат к каждой новой партии материалов. И со временем скапливается стопка сертификатов на материал или их отсканированные копии. Каждый раз при подготовке исполнительной документации нужно подбирать актуальный сертификат. И программа для составления исполнительной документации должна уметь подобрать его автоматически.
Кроме того, данные о материалах еще встречаются в различных документах (например, в актах скрытых работ), которые готовятся не на старте строительного производства, а во время проведения работ. То есть во времени акты и журналы разорваны. В этом случае в идеале должно быть так: сотрудник формирует акты скрытых работ в программе, указывает материалы, а перечень сертификатов должен «подтянуться» из журнала.