Такими критериями стали:
— формирование (группировка исполненных документов) дел в соответствии с утверждённой номенклатурой дел, заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведённых дел;
— комплектование ведомственного архива;
— оформление книг записей актов гражданского состояния;
— объём электронной базы записей актов гражданского состояния;
— создание и ведение научносправочного аппарата;
— использование архивных документов по личным запросам граждан, организаций и ведомств;
— учёт документов архивного фонда;
— условия хранения архивных документов;
— использование режима хранения документов;
— размещение архивных документов в архиве.
…О ДНЕ АРХИВОВ
28 февраля 1720 года (10 марта по новому стилю) Петром Великим был подписан первый в России государственный акт «Генеральный регламент или Устав».
Он определил основы организации государственного управления в стране и ввёл во всех государственных органах власти архивы и государственную должность актуариуса (архивариуса), которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…».
Традиционно проведение смотраконкурса было приурочено ко Дню архивов, о чём самое время вспомнить и в новом году. Подготовка началась с проведения экспертизы ценности документов в целях проверки их наличия, состояния и дальнейшего упорядочения. В результате тщательной экспертизы были сформированы документы временного (до 10 лет) и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. На документы временного срока хранения (до 10 лет) были составлены акты на списание, так как они утратили своё практическое значение и историческую ценность. И после их согласования с архивным органом и утверждения начальником Управления ЗАГС КЧР документы были уничтожены.
Были изготовлены планы (схемы) размещения документов в архивохранилищах, указатели расположения документов в шкафах. Шкафы пронумерованы, как и полки в них. Архивные документы размещены на полках в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, пакетов) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.