График отпусков составляется один раз за две недели до окончания года. Его задача — оптимизировать порядок ухода работников в отпуск с учетом их пожеланий и сохранения нормального рабочего процесса. Поэтому составленный график является обязательным для исполнения как работником, так и работодателем.
Наличие утвержденного графика освобождает работников от необходимости писать заявление на очередной трудовой отпуск. Но за две недели до начала отпуска по графику каждому сотруднику необходимо послать уведомление.
Готовый график, утвержденный руководителем и согласованный с профсоюзным комитетом (если таковой имеется на предприятии), передается в бухгалтерию и отдел кадров, а также копии вывешиваются в доступных местах для информирования работников. Для крупных предприятий допускается составление графиков отдельно по подразделениям. Вместе с приказом на утверждение графика отпусков составляется ведомость, где сотрудники подтверждают подписью, что ознакомлены с датой своего отпуска.
Несвоевременное составление графика отпусков или его отсутствие наказывается штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ):
1. Для должностных лиц — 1000–5000 руб.
2. Для предпринимателей — 1000–5000 руб.
3. Для юридических лиц — 30 000–50 000 руб.
Кроме штрафа для юридических лиц предусмотрено наказание в виде приостановления деятельности на срок до 90 дней.
Началом составления графика должен стать этап сбора информации о пожеланиях сотрудников по времени выхода в отпуск. Для этого не обязательно писать заявления, но наличие таковых упростит работу составителя. После получения сведений необходимо учесть очередность получения отдельными категориями сотрудников отпуска. Здесь стоит принимать во внимание следующее:
- Учесть, что сотрудники, недавно принятые на работу, по закону могут пойти в трудовой отпуск через шесть месяцев с начала работы, но есть категории, кому можно предоставлять отпуск и раньше. В число таковых попадают молодые люди до 18 лет и женщины до или после отпуска по беременности, сотрудники, которые имеют усыновленных детей в возрасте до трех месяцев.
- Для работников, работающих
по совместительству, надо ориентироваться на время отпуска, предоставляемого на основной работе.
- Приоритетом в выборе времени обладают работники, предыдущий отпуск которых был прерван по
производственной необходимости.
- Для сотрудников, воспитывающих детей-инвалидов до 18 лет,
предусматривается право выбора
удобного для них времени отпуска.
- Есть категории сотрудников,
которые имеют право на получение
отпуска в любое время: беременные;
герои труда; герои СССР и России;
ветераны; жены военных; лица, получившие облучение в зонах радиационного заражения Чернобыльской
АЭС и Семипалатинского регионе,
объединения «Маяк».
Графиком должны учитываться дополнительные дни отдыха для тех, кому они положены. Стандартной продолжительностью отпуска принимается период 28 календарных дней.