В случае утраты трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, другие чрезвычайные обстоятельства, включая кражи) работодатель обращается в специальную комиссию по установлению стажа, создаваемую органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (правительством Иркутской области). Упомянутая комиссия создается на основании заявлений:
- работодателя, к которому он прилагает следующие документы:
1) выписку из ЕГРЮЛ о юридическом лице; приказ о назначении директора на должность (при наличии); сведения из ЕГРИП (если работодателем является индивидуальный предприниматель);
2) акт, составленный работодателем, об утрате трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации;
3) список работников, чьи трудовые книжки утрачены;
4) сохранившиеся документы (трудовые договоры, приказы по основной деятельности, личные карточки формы Т-2, свидетельств о браке, изменении фамилии и пр.), на основании которых возможно внесение сведений о работниках, выполняемой ими работы, переводах на другую постоянную работу, об увольнении в трудовые книжки;
5) в случае отсутствия документов — сведения о свидетелях (Ф. И. О., номера мобильных телефонов, сведения о месте их жительства, документы, подтверждающие факт совместной работы работников);
- работника, к которому он прилагает сохранившиеся копии документов о себе [паспорт, сведения о всех местах работы и их периодах (трудовые договоры, приказы, справки 2-НДФЛ, расчетные листки, справки об уплаченных страховых взносах в ПФ и т. д.)].
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт (с указанной целью стороны трудовых отношений представляют в комиссию соответствующие сведения). По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа каждого работника. Администрация предприятия на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. При этом в графе 4 указываются дата и номер акта комиссии, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.