Российский ритейл — одна из самых высокотехнологичных и конкурентных отраслей экономики. В борьбе за доли процента маржинальности торговые сети и поставщики годами оптимизировали логистику и закупки. Однако настоящая цифровая революция произошла не на полках магазинов, а в бухгалтериях и логистических центрах.
Переход на электронный документооборот (ЭДО) в России перестал быть вопросом имиджа или удобства. Сегодня это вопрос выживания, соблюдения законодательства и единственная возможность работать с маркированными товарами. Разберем, как устроен ЭДО в ритейле, чем EDI отличается от юридически значимого документооборота и что ждет рынок в ближайшем будущем.
В ритейле термин «электронный документооборот» часто объединяет две разные технологии, которые решают разные задачи. Чтобы понять, как работает отрасль, нужно четко их разделять.
1) EDI (Electronic Data Interchange) — язык бизнеса
Это обмен коммерческими данными. EDI нужен для того, чтобы товар физически попал от поставщика в магазин быстро и без ошибок. Эти документы (сообщения) не интересуют налоговую, они нужны только партнерам.
Классическая цепочка EDI в ритейле:
— ORDERS (Заказ): cеть отправляет поставщику заказ (сколько и чего нужно).
— ORDRSP (Подтверждение заказа): поставщик отвечает: «Этого нет, а это привезем».
— DESADV (Уведомление об отгрузке): cамый важный логистический документ. Поставщик сообщает: «Машина выехала, везет конкретные паллеты». Это позволяет складу магазина подготовиться к приемке еще до прибытия машины.
— RECADV (Уведомление о приемке): магазин сообщает поставщику: «Приняли столько-то, вот тут был бой, тут пересорт».
Зачем это нужно? Исключается ручной ввод данных операторами. Информация из учетной системы поставщика (например, 1С) попадает напрямую в систему сети. Ошибки сводятся к нулю.
2) ЮЗЭДО (Юридически значимый ЭДО) — язык закона
Это обмен документами, которые имеют правовую силу (подписаны КЭП — квалифицированной электронной подписью) и признаются ФНС и судами.