Зарубежная теория и практика управленческого менеджмента с середины XX в. рассматривает документооборот как работу с информацией в организациях, которая продолжает выстраиваться неэффективно.
Международная ассоциация специалистов по управлению документацией и информацией (ARMA International) в 2009 г. опубликовала свод «Общепринятые принципы делопроизводства» и провела социальный опрос среди респондентов: более 60% участников опроса указали, что соответствующая информация, хранящаяся в электронном виде, не удаляется регулярно; менее 10 % респондентов рассматривали возможность управления облачными сервисами, социальными сетями; только 8 % респондентов сообщают, что управление документами в их организации поставлено надлежащим образом [3]. Г. Уилсон в своем докладе отмечает, что 80 % организаций сообщают о высокой или средней степени разрозненности данных; 82% — считают, что управление объемом, разнообразием и скоростью данных является сложной задачей; 69% организаций не могут предоставить исчерпывающее единое мнение о клиенте [4].
Похожие исследования показывают, что неэффективные методы управления информацией приводят к ее потере. Л. Ирвин сообщает, что за октябрь 2021 г. было безвозвратно потеряно более 1 млрд данных из-за сбоев в управлении документами [5]. Также имеются проблемы с сохранением малоценной информации, трудности с невозможностью обмена информацией, рисками, связанными с утечкой данных и информации, и высокой стоимостью хранения информации [6]. Данная характеристика выходит за пределы незначительной проблемы неэффективности работы организации и напрямую ведет к репутационным потерям, влияет на безопасность организации и государства, может способствовать коррупции и фальсификации информации [7].
Более серьезным последствием такой ситуации является неспособность организаций своевременно реагировать на чрезвычайные ситуации [8]. Решение описанных проблем находится в компетенции трех практико-ориентированных дисциплин — «Документирование в управленческой деятельности», «Управленческий менеджмент» и «Полномасштабное управление информацией». В настоящее время отсутствует единое понимание их роли, взаимосвязей, что привело к конфликту в использовании терминов и взаимоотношений между этими областями научного знания. Данная статья исследует содержание двух ключевых понятий: «управление документами» и «полномасштабное управление информацией» для проведения их сравнительного анализа. Такой анализ необходим для возможного использования данных концепций в практике модернизации отечественного делопроизводства.