Президент РФ 22 ноября 2021 года подписал Федеральный закон № 377ФЗ (далее — Закон № 377-ФЗ), который в большей своей части в тот же день и вступил в силу. Этим законом в Трудовой кодекс были добавлены три новые статьи, регулирующие порядок ведения электронного документооборота (далее также — ЭДО) в трудовых отношениях (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). В нашем материале мы постараемся осветить те изменения, которые принесли эти новые нормы, и обратить внимание читателей на трудности, которые могут ждать работодателей с их применением.
Вопрос о законности применения электронных документов в кадровом делопроизводстве долгое время был предметом многочисленных споров. Специалисты органов власти чаще всего настаивали на том, что трудовое законодательство не предусматривает использования электронного документооборота для обязательных кадровых документов, когда речь не идет о дистанционных работниках. Так, например, специалисты Минтруда России в письме от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773 хотя и говорили о том, что работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов (на бумажном носителе или в электронном виде), но одновременно уточняли, что это не касается тех документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено ТК РФ. На недопустимости использования электронных документов в тех случаях, когда закон требует оформления их в письменном виде, в своих консультациях настаивали и сотрудники Роструда (см., например, ответы с портала «Онлайнинспекция. РФ»). Сторонники такого подхода находились и среди судей (определения Белгородского областного суда от 26.01.2021 № 33-304/2021, Верховного Суда Республики Коми от 29.03.2018 № 33-1853/2018, Свердловского областного суда от 28.11.2019 № 33-20160/2019, Омского областного суда от 13.12.2017 № 33-8317/2017).
Вместе с тем говорить о какой-либо последовательности органов власти в этом вопросе не приходилось. Например, исключение из правила о необходимости оформления исключительно на бумажном носителе тех документов, для которых законом установлена обязательная письменная форма, нашлось на период локдауна весны 2020 года. Тогда в различных разъяснениях чиновники указывали на возможность оформления определенных кадровых действий путем обмена электронными образами с последующим их оформлением в установленном порядке, при этом никак не обосновывая такую возможность нормативно (см., например, письмо Минтруда России от 27.03.2020 № 144/10/П-2741, информацию Роструда от 27.04.2020, консультации с портала «Онлайнинспекция.РФ»).