В настоящее время в большинстве организаций документооборот пока остается в привычной, традиционной бумажной форме, несмотря на то, что многие компании стараются автоматизировать если не весь документооборот, то хотя бы отдельные его этапы, — ведь автоматизированная технология имеет ряд существенных преимуществ.
Основным критерием при выборе организационной формы делопроизводства является объем поступивших в организацию и созданных ею документов за определенный период. Поэтому в компаниях с развет вленной структурой департаментов, связанных единой цепью множества документов, внедрение системы электронного документооборота становится жизненно важной задачей.
Рассмотрим ключевые понятия электронного документооборота.
Документооборот — это процесс движения документов с момента их создания или получения до момента исполнения или реализации, и, в конечном счете, — хранение, архивация или уничтожение, если документ не представляет определенной ценности.
Электронный документооборот — это единый механизм движения документов, созданных с помощью компьютерных средств, как правило, подписанных электронной цифровой подписью, а также способ обработки этих документов с помощью различных электронных носителей.
Электронный документооборот может быть применим в любой организации: и на малом предприятии, и в огромной корпорации или холдинге с разветвленной сетью филиалов. Он обладает целым рядом преимуществ.
Во-первых, это прозрачность бизнес-процессов. Контроль над исполнением, получением, созданием и, вообще, существованием документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что позволяет следить за бизнес-процессами руководству и линейным руководителям.
Также несомненным преимуществом электронного документооборота является повышение исполнительской функции. По неофициальной статистике, достаточно большой процент поручений не выполняется работниками своевременно. В системе электронного документооборота руководитель может контролировать все рабочие процессы, скорость и качество выполнения, а, главное — результат работы.