Собрания и совещания, как и обеды, бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.
Официальное мероприятие
Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально приглашенные люди.
Основные составляющие мероприятия:
- повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);
- доклады (изложение сути вопросов);
- выступления (обсуждение вопросов повестки дня);
- поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);
- прения (проведение дискуссии);
- голосование (принятие или отклонение предложений);
- составление протокола (письменное изложение событий);
- разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).
Неофициальные мероприятия
На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно. Тем не менее к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:
- список тем для обсуждения;
- ведущий мероприятия;
- протокол достигнутых соглашений.
Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.
Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.
Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:
- цели, даты, времени и места проведения собрания;
- списка приглашенных лиц;
- перечня обсуждаемых проблем;
- главной темы;
- разного;
- даты следующего собрания.
Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решения, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.