В проектных командах всегда присутствует взаимозависимость их членов. Функции, зоны ответственности и профессиональные компетенции в команде распределены между участниками, однако действия членов команды должны быть строго скоординированы. Для этого необходимо единое понимание всеми членами команды поставленной задачи и процессов, которые помогают ее решить. В рассредоточенных («виртуальных») командах, участники которых разделены географически, достижение эффективной координации усилий всех членов команды является непростой задачей: очное «живое» общение ограничено или невозможно, а индивидуальная рабочая обстановка, нормы и правила профессиональной коммуникации могут существенно различаться.
Применение коллективного подхода к распространению актуальной информации и знаний внутри проектной команды непосредственно влияет на усиление способности команды координировать свою работу и достигать поставленных целей. Единое понимание ситуации дает возможность членам команды предвидеть действия своих коллег. Когда действия предсказуемы, то больше обоснованных предположений может быть сделано относительно того, как идут параллельные рабочие процессы и какие последующие действия следует совершить, без постоянного микромониторинга ситуации и многочисленных межличностных консультаций.
Возможность членами команды предпринимать независимые действия обеспечивает «тонкую настройку» в работе команды в целом и минимизирует затраты времени на внутренние согласования и дискуссии. Если единое понимание ситуации отсутствует, то члены команды будут, скорее всего, ожидать возможных ошибок от своих коллег, и чтобы предупредить их, могут продублировать часть их работы, снижая таким образом вероятность переделок и доработок. Распространенным явлением бывает ситуация, когда члены команды полагают, что пришли к согласованному видению проблемы, однако на самом деле каждый участник команды понимает ее по-своему. Такое «ментальное разногласие» может внести определенный хаос при выполнении заданий и привести к ошибкам на этапе реализации проекта.