Издание приказа о поручении работнику дополнительной работы после того, как работник приступил по инициативе работодателя к исполнению обязанностей отсутствующего работника, является нарушением трудового законодательства. Наличие в должностной инструкции обязанности выполнять обязанности отсутствующего работника не освобождает работодателя от надлежащего оформления распоряжения (приказа) о поручении дополнительной работы.
В соответствии со ст.ст. 60.2, 151 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности), в том числе в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. За выполнение такой работы работнику производится дополнительная оплата, размер которой определяется по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.
На практике, для правильного документального оформления совмещения оформляется два кадровых документа: приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы и соглашение сторон трудового договора о выполнении работником такой дополнительной работы. Приказ (распоряжение) работодателя составляется в произвольной форме. В нем указываются: вид дополнительной работы (в рассматриваемом случае — исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором); срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу; содержание дополнительной работы; объем дополнительной работы. На приказе работник обязательно ставит отметку о своем согласии с поручением («согласен», «не возражаю» или равнозначную и свою подпись).
Согласие на выполнение этой работы может также содержаться в отдельном письменном заявлении работника либо служебной записке.