Общество принимает на работу в обособленное подразделение сотрудника. Сотрудник будет исполнять свои обязанности на своем или оформленном по доверенности автомобиле. Общество планирует ежемесячно осуществлять компенсирование понесенных им расходов.
1. Как экономически целесообразнее оформить взаимоотношения с сотрудником на использование автомобиля, закрепив фиксированную, экономически обоснованную сумму компенсации?
2. Не ограничивается ли такая компенсация лимитами в налоговом учете?
3. Не будет ли со стороны ФНС России закрепленный порядок считаться осуществлением предпринимательской деятельности без регистрации физическим лицом на систематической основе по сдаче в аренду своего имущества?
При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя закон допускает выплату работнику компенсации в порядке ст. 188 ТК РФ. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей при налогообложении прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), учитываются только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее — постановление № 92), для легковых автомобилей с 01.01.2024 норма — 2400/3000 руб. в месяц (с рабочим объемом двигателя до и свыше 2000 куб. соответственно).
Компенсация за использование для служебных поездок личного автомобиля не облагается НДФЛ и страховыми взносами при наличии документов, свидетельствующих о принадлежности автомобиля работнику, подтверждающих фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели. При этом, если организация не будет облагать компенсацию НДФЛ и страховыми взносами при отсутствии указанных документов, то высока вероятность спора с налоговыми органами.
Денежные средства, выплаченные организацией своим работникам в виде компенсации расходов за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, связаны с необходимостью выполнять ими трудовые функции (при наличии надлежащего документального подтверждения произведенных расходов, подтверждающих использование данного имущества в интересах организации), не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) налогоплательщика-работника, полученным в рамках предпринимательской деятельности.