К горюче-смазочным материалам (ГСМ), как особому виду материальных запасов, относятся: топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Основными задачами учета ГСМ в бюджетных учреждениях являются: своевременное и полное оприходование ГСМ; формирование фактической себестоимости приобретенных ГСМ; правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по приобретению, поступлению и отпуску ГСМ; контроль соблюдения норм расхода ГСМ; контроль использования ГСМ по целевому назначению; инструктаж материально ответственных лиц и других работников о порядке оформления первичных учетных документов, о правилах учета ГСМ; контроль за своевременным и правильным ведением учета ГСМ; проведение анализа эффективности использования ГСМ.
Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету ГСМ: сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода) и наличия ГСМ; учет количества, качества и оценка ГСМ; оперативность (своевременность) и достоверность учета ГСМ.
Руководитель учреждения назначает ответственного за учет и контроль ГСМ. Должностные лица, на которых возложены указанные обязанности, являются материально ответственными лицами.
Получение и отпуск ГСМ или талонов на ГСМ производится материально ответственными лицами, с которыми должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности.
Приобретение ГСМ может осуществляться тремя способами:
1) за наличный расчет через подотчетных лиц;
2) приобретением талонов;
3) приобретением топливных карт для последующей покупки по ним ГСМ.
Горюче-смазочные материалы, реализуемые на автозаправочных станциях (АЗС) и других объектах аналогичного назначения за наличный расчет, приобретаются водителями за счет полученных под отчет наличных денежных средств.