Этот проект — не просто оптимизация, а настоящий переворот в усовершенствовании и облегчении процесса оформления запросов об истребовании документов в компетентные органы иностранных государств.
На старте работы команда защитила проект, предусмотрев его двойную значимость: во-первых, социальную, поскольку услуга предоставляется для граждан, а во-вторых, сокращение времени и ресурсов сотрудников.
За основу взяли проверенные инструменты: картирование текущего состояния, чтобы увидеть весь путь с проблемными моментами и составление целевого планового результата. Использовались приемы 5S для организации рабочего пространства сотрудников и «Кайдзен» — принцип постоянных улучшений на каждом этапе.
Получив обратную связь и одобрение рабочей группы по повышению эффективности деятельности органов исполнительной власти Челябинской области и органов местного самоуправления муниципальных образований Челябинской области с использованием технологий бережливого управления, команда проекта провела масштабную исследовательскую работу:
- изучила региональные практики, выявив типичные проблемы и успешные моменты;
- организовала сбор обратной связи от сотрудников ЗАГС Челябинской области, которые ежедневно сталкивались с длительными сроками подготовки запросов, трудностями в определении компетентных органов иностранных государств, отсутствием единых стандартов оформления запросов.
Сердцем проекта стала автоматизированная система межведомственного информационного обмена (АСМИО), которая позволила:
- унифицировать все процессы через единую форму запросов;
- создать комплекс справочников (начиная от справочника иностранных органов ЗАГС с адресами, справочника органов ЗАГС Челябинской области, включая данные о руководителях, и заканчивая справочниками статусов запроса, целей запроса, перечня прилагаемых документов);
- реализовать сквозное отслеживание каждого запроса.
После реализации технического задания на базе электронной площадки АСМИО и тщательной проверки работоспособности проекта проведены обучающие семинары для сотрудников органов ЗАГС Южного Урала, осуществлен пилотный запуск в тестовом режиме и, наконец, система выведена в промышленную эксплуатацию.