Одной из важных сторон деятельности технических служб предприятия является работа с документами — эксплуатационными и ремонтными. Причем какие-то из этих документов используются в качестве источника информации (паспорт, руководство по эксплуатации, нормы расхода запасных частей, стандарты, чертежи), а какие-то необходимо вести, то есть вносить в них информацию (пример — формуляр) или даже формировать с нуля (акты, графики и т. д.). Многие документы обязательны соответствовать нормативным актам, и их отсутствие является правонарушением.
В этой связи руководителям технических служб известны проблемы, связанные с документационным обеспечением эксплуатации, технического обслуживания и ремонта. Прежде всего, это высокая трудоемкость подготовки, ведения и актуализации документов.
Существует также противоречие между доступностью документа и его сохранностью. Если документ доступен тем, кому он непосредственно необходим, и хранится в тумбочке в цехе, то однажды он исчезает вместе с тумбочкой. Если он хранится в фонде (архиве) технической документации, то возникает вопрос, как получить к нему доступ. Здесь появляются различные процедуры с подачей заявок и ожиданием их удовлетворения. Если ожидание затягивается, специалисты цехов начинают пользоваться документацией, получаемой из сомнительных источников и содержащей зачастую недостоверную или устаревшую информацию.
Дополнительные трудности возникают с ведением документов, например, формуляров, куда необходимо периодически вносить эксплуатационные и ремонтные записи. Используются промежуточные носители информации — разнообразные журналы, — в которые вносятся первоначальные записи непосредственно в производственной зоне. Затем информация из них переносится в документ работниками производственно-технического отдела. Мало того, что выполняется двойная работа, и трудоемкость ведения документов возрастает. Переписывание с одного носителя на другой неизбежно сопровождается потерей и искажением информации, а оперативность такой процедуры оставляет желать лучшего.