Любое предприятие, к какой бы отрасли оно ни относилось и чем бы ни занималось, рано или поздно сталкивается с необходимостью получения и обработки больших объемов данных [6]. Зачастую вопрос сбора информации разрешается путем создания и массовой рассылки опросных форм различного формата в организации или по собственным подразделениям [7].
Самым распространенным видом опросной формы является Excel-файл. Этот формат хорошо знаком и известен, без труда может быть открыт и отредактирован, он прост и понятен любому человеку, которому придется заполнять полученную форму.
Однако, какой бы простой ни казалась опросная форма, насколько бы там ни было мало данных, есть ряд существенных причин, по которым стоит разработать некую общую концепцию создания формы и ряд правил, которым будет следовать человек, ответственный за ее заполнение.
Главная и самая веская причина состоит в том, что несмотря на то, что все заполненные формы будут одинаковыми и легко читаемыми, поручать обработку полученных данных специалисту — значит расточительно относиться к человеческому труду и человеческим возможностям. То, что можно поручить компьютеру, всегда надо поручать компьютеру. В данном случае это единственно правильное решение, обеспечивающее рациональное использование человеческого ресурса. Тем не менее, это не значит, что в угоду удобству обработки опросных форм автоматическими средствами необходимо усложнять форму. Она должна быть по-прежнему ясной и лаконичной для человеческого понимания.
Свод правил заполнения опросной формы также значительно облегчит автоматическую обработку заполненных форм и поможет избежать непростительных огрехов при извлечении данных из XLS-файлов. Но и это не означает, что следует слепо доверять структурной целостности заполненных файлов и принимать во внимание саму возможность человеческой ошибки.
Говоря о ряде правил, согласно которым будет заполняться составленная форма, нельзя не обратить внимание на их содержание. Например, очевидно, что поля, которые предназначены для числовых представлений, должны иметь соответствующий формат в Excel [1]. С одной стороны, это поможет снизить риск человеческой ошибки при заполнении поля, с другой стороны — поможет привести все данные в единообразную форму, пригодную как для просмотра, так и для хранения уже после обработки заполненной формы.