В предпринимательской среде широкое распространение получило мнение, что управленческий учет необходим преимущественно крупным компаниям. Соответственно, на малых и средних предприятиях он упрощается до консолидации данных, отраженных в бухгалтерском учете и в «Книге учета наличных денежных средств» в MS Excel. Каждая предпринимательская структура, включая ее малый и средний сегменты, испытывает потребность в лучшей практике управленческого учета.
Очевидно, что в нынешних условиях лучшая практика является производной от современных программных решений, позволяющих автоматизировать рутинные операции и ускорить процесс получения требуемых данных для принятия правильных управленческих решений. Учитывая сложность обращения к возможностям автоматики, этот процесс целесообразно оптимизировать сотрудничеством с внешними консультантами, и это сотрудничество должно отличаться глубоким взаимопониманием и продуктивным взаимодействием сторон. В случае отсутствия подобных отношений между заказчиком и исполнителем природа автоматизации неизбежно искажается с последующей дискредитацией ее возможностей.
Рассмотрим четыре примера, как ожидания от автоматизации вступают в противоречие с реальностью.
1. НУЖНО ВСЕ ИНТЕГРИРОВАТЬ В ЕДИНУЮ СИСТЕМУ
Для успешной автоматизации все ключевые бизнес-процессы компании, включая управленческий учет, должны быть интегрированы в единую систему.
Под управленческим учетом должна пониматься не отчетность в MS Excel, а упорядоченная методика сбора и анализа данных с выделением центров финансовой ответственности в соответствии с регламентами и инструкциями по ведению управленческого учета и отчетности.
Реальность
Группа компаний — субъект малого и среднего бизнеса по производству строительных материалов существует на рынке около трех лет. Система управленческого учета в группе изначально была построена в MS Excel.
В качестве источника данных использовались банковские выписки и кассовая книга. Управленческая отчетность построена в форме сложной таблицы: сочетание отчета о движении денежных средств с элементами отчета о прибылях и убытках. Это объясняется тем, что собственники бизнеса рассматривают движение денежных средств двух ключевых направлений — поступление прибыли от бизнеса и отчисление денежных средств — как единый денежный поток по кассовому принципу.