Автоматизация бизнеса — это переход компании с трудоемких ручных операций в оперативной работе на использование современных информационных технологий. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий для тех процессов, в которых ранее они вообще не применялись.
В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:
— в основных бизнес-процессах. Это, к примеру, может быть автоматизация отдельных операций, автоматизация взаимодействия с клиентами, автоматизация продаж (она же — внедрение CRM-систем);
— в поддерживающих процессах, которые напрямую не влияют на увеличение доходов, но являются обязательными для бизнеса, например бухучет и отчетность.
Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными: в первом случае она необходима для того, чтобы повысить доходность деятельности, во втором — чтобы сократить затраты времени и средств.
Системы автоматизации — это те самые программы и сервисы, которые применяются в операционной деятельности для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и сложная ERP-система, и облачный сервис для интернет-магазина — все это и есть автоматизация.
Справка
Система ERP (Enterprise Resource Planning System, система планирования ресурсов предприятия) — корпоративная информационная система (КИС), предназначенная для автоматизации учета и управления.
Любая система автоматизации состоит из двух ключевых элементов: сбора (ввода) данных и предоставления собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.
Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, то в хорошей системе автоматизации для управления продажами можно моментально получить так называемую «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики — прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.