Заявленная для выступления тема, несмотря на, казалось бы, рутинный характер этой работы, является одним из важнейших направлений в деятельности органов ЗАГС Удмуртской Республики.
Формирование архивных документов происходит ежедневно, даже ежечасно с приходом в орган ЗАГС каждого гражданина.
В Удмуртской Республике к нам ежегодно обращается каждый седьмой житель. Заявления, удостоверяющие документы, наконец — актовые записи по результатам регистрации — это бесценный материал и одновременно инструмент для работы сотрудников нашей отрасли, а также для других организаций, ведомств-смежников, получающих сведения из архивов органов ЗАГС в соответствии с законодательством для эффективного исполнения своих функций.
В соответствии с Законом Удмуртской Республики «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния» органы местного самоуправления обеспечивают государственную регистрацию актов гражданского состояния и надлежащие условия хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния. Комитет ЗАГС осуществляет хранение вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, которые ежемесячно передаются республиканскими органами ЗАГС в архив комитета.
В соответствии с федеральным законодательством срок хранения записей актов гражданского состояния до передачи на хранение в государственный архив составляет 100 лет. Столь длительный срок хранения документов накладывает на органы ЗАГС особые обязательства по обеспечению их сохранности.
Общий фонд первых и вторых экземпляров записей актов гражданского состояния на 1 января 2016 года составлял 12 065 685 актов, из них 5 834 638 актовых записей находились на хранении в комитете ЗАГС республики, 6 231 047 актовых записей — в органах ЗАГС Удмуртской Республики. Фонд ежегодно пополняется более чем на 120 тысяч актовых записей — первых и вторых экземпляров.