Алгоритм: как вернуть сотрудников на рабочие места

Удаленная работа: как оформить (продлить)

Узнайте, что нужно оформить, если учреждение не возобновило работу и сотрудники трудятся удаленно. Некоторые сотрудники могут находиться в учреждении — посмотрите, кто имеет на это право. Деятельность учреждения культуры считается полностью приостановленной или ограниченной при выполнении двух условий.

Первое. В вашем регионе издан правовой акт с перечнем организаций, деятельность которых приостановлена или ограничена, и в него включены учреждения культуры. Второе. В правовом акте нет оговорок, что деятельность учреждений культуры приостановлена или ограничена только в части проведения мероприятий с очным участием зрителей или в иных случаях.

Дистанционная работа или надомная — в чем разница?

В российском законодательстве нет понятий «удаленка» и «удаленная работа». Этими словами обозначают дистанционный труд. Чтобы оформить сотрудникам работу вне офиса, в законе используют понятия дистанционной или надомной работы. Дистанционная работа означает, что сотрудник может работать из любой точки мира, проводить спецоценку его рабочего места не нужно (ст. 312.1 ТК).

Дистанционная работа, как правило, интеллектуальный труд. В этом формате трудятся программисты, бухгалтеры, журналисты, дизайнеры и т. д.

Надомная работа означает, что сотрудник работает только из дома и на его рабочем месте не проводят спецоценку. График работы надомный сотрудник устанавливает сам, а за износ инструментов платит работодатель (ст. 310 ТК).

Как оформить удаленную работу

Если сотрудники смогут работать дистанционно из дома, то переведите их временно на дистанционную работу. Сделать это можно, только если сотрудники согласятся. По своей инициативе перевести сотрудников на дистанционную работу работодатель не вправе (информация Минтруда России от 23.03.2020).

Перед переводом сотрудников на удаленную работу раздайте им памятку, в которой пропишите правила удаленной работы. Оформите дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу и издайте приказ о переводе на дистанционную работу.

В дополнительном соглашении с сотрудником, которого вы переводите на дистанционную работу, укажите:

— порядок и сроки представления отчетов о выполненной работе;

— сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы;

— порядок возмещения расходов, связанных с выполнением дистанционной работы. Например, расходов на интернет, телефонную связь;

— особый режим рабочего времени и времени отдыха;

— дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

Дополнительное соглашение можно заключить путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и сотрудником.

Для этого сотруднику нужно получить электронную подпись. Не позднее трех календарных дней после того, как заключили допсоглашение, направьте сотруднику бумажный экземпляр дополнительного соглашения по почте заказным письмом с уведомлением. Такие правила предусмотрены в статьях 312.2–312.5 ТК, статье 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Оплачивать время, когда сотрудники работают дистанционно, нужно в полном размере. Уменьшать зарплату нельзя (информация Минтруда России от 23.03.2020).

В табеле учета рабочего времени за дни, когда сотрудник трудится удаленно, ставьте явки. Также вы можете разработать собственное обозначение для удаленной работы.

Если вы уже заключили дополнительные соглашения с работниками о дистанционной работе до 8 мая, вы можете продлить срок их действия.

Удаленные работники могут продолжать работать из дома в обычном режиме или в том, о котором вы договорились при переводе на удаленку. При этом они обязаны соблюдать требования Минздрава и требования Роспотребнадзора по профилактике новой коронавирусной инфекции.

Ваш режим — приостановки деятельности

Если ваше учреждение по-прежнему не работает или часть сотрудников продолжает работать удаленно, оформите приказ о введении режима приостановки деятельности учреждения культуры (простоя).

В приказе предусмотрите сохранение за работниками зарплаты на основании пункта 3 Указа Президента от 11.05.2020 № 316. Если деятельность учреждения приостановлена или ограничена по распоряжению властей региона, то с 11 мая вы обязаны сохранять за сотрудниками заработную плату.

Кто может выходить в учреждение

Режим приостановления деятельности действует не для всех. Для обеспечения непрерывности хозяйственных процессов часть работников продолжат свою деятельность по месту нахождения учреждения или дистанционно. Например: охрана, бухгалтерия, кадровая служба, отдельные работники основного персонала. На них режим приостановки или ограничения деятельности учреждения не распространяется.

Если нужно вернуть на рабочие места сотрудников, которых перевели на дистанционную работу, оформите дополнительные соглашения к трудовому договору о прекращении дистанционной работы. Подготовьте журналы измерения температуры работников, выдачи масок и перчаток.

Кого обязательно оставить на удаленке

Регион может приостановить или ограничить деятельность учреждений культуры в части очного обслуживания посетителей. То есть сотрудники могут выходить на работу. Если вы выводите сотрудников в учреждение, выполняйте требования региональных властей, рекомендации Роспотребнадзора и учитывайте мнение главных санитарных врачей России и региона. Требования к учреждениям, которые могут возобновить работу, в каждом регионе свои. При этом установлены общие требования, которые тоже надо соблюдать всем учреждениям.

Максимум работников на удаленке. Работодатели, которые возобновляют работу, обязаны минимизировать очное присутствие сотрудников, то есть сохранить по возможности дистанционный режим работы. В офисах нужно оставить только тех, кто обеспечивает деятельность учреждения с учетом особенностей технологического процесса.

Какие группы персонала подходят для удаленки

Технический, вспомогательный и обслуживающий персонал. Большая часть сотрудников технического, вспомогательного и обслуживающего персонала не может работать удаленно, как, например, гардеробщики, администраторы, с инженерными системами, как сантехники, электрики. Однако можно рассмотреть возможность удаленной работы для следующих должностей.

Курьер. Курьер может находиться дома и появляться в учреждении один раз в день или реже, чтобы получить документы, которые необходимо доставить адресатам, или передать документы, которые были направлены из других организаций.

Костюмер-закройщик или мастер по ремонту костюмов. Если работа этого специалиста не связана с выдачей костюмов артистам или коллективам и их обратной приемкой, то шить новые и ремонтировать старые костюмы можно на дому.

Творческий персонал. Среди творческого — художественного и артистического — персонала наиболее высок процент должностей, для которых удаленная работа — удобный и эффективный вариант организации труда. Ориентируйтесь на раздел «Квалификационные характеристики должностей работников культуры, искусства и кинематографии» Единого квалификационного справочника.

Художник-дизайнер. Весь контент этот специалист создает в компьютерных графических программах, лично присутствовать в учреждении ему не обязательно Доступ к материалам, например фотографиям, можно обеспечить через облачные системы хранения данных. Контролировать, оценивать и принимать выполненные работы можно через мессенджеры и электронную почту. То же самое относится и к смежным должностям, которые присутствуют, например, в штатных расписаниях таких учреждений:

— музеев — художник-реставратор фотографий или архитектор-реставратор;

— театров — художник-модельер театрального костюма, художник-декоратор;

— библиотек — фоторедактор;

— организаций кинематографии — художник-аниматор и т. д.

Руководитель клубного формирования. В первую очередь это касается тех направлений, в которых не требуется непосредственно взаимодействовать с участниками клубных формирований, например языковых клубов, студий раннего развития.

Специалист по PR, SMM-менеджер. Хорошо, когда эти специалисты постоянно находятся в учреждении, участвуют в проведении культурно-массовых мероприятий и других основных видах деятельности. Когда условия не позволяют, их дистанционная работа вполне допустима, если их постоянно снабжают оперативной информацией о том, что происходит в учреждении, в том числе перспективными планами, отчетами, фото- и видеоматериалами.

Административно-управленческий персонал. Из должностей административно-управленческого персонала на дистанционной работе тоже выгодно оставить некоторых сотрудников.

Сотрудники 65+ и с хроническими заболеваниями

Работодатели обязаны обеспечить соблюдение домашнего режима сотрудниками в возрасте старше 65 лет, а также теми, кто имеет хронические заболевания. Некоторые регионы добавили в этот список беременных. Не допускайте таких сотрудников до работы и переведите на дистанционную работу либо предоставьте ежегодный оплачиваемый отпуск.

Возрастных работников отправьте на больничный. 30 мая правительство изменило «Временные правила оформления листков нетрудоспособности» (постановление от 30.05.2020 № 791). Работникам 65+ оформят больничные единовременно на 11 календарных дней с 1 по 11 июня 2020 г., как до этого оформляли на 18 дней с 12 по 29 мая, на 11 календарных дней с 20 по 30 апреля, на 14 календарных дней с 6 по 19 апреля. 18 мая ФСС опубликовало памятку для организаций, у которых есть работники возраста 65 лет и старше.

Доходы от платных услуг в плане финансово-хозяйственной деятельности

Возвращаемся к нормальному режиму работы

Для того чтобы восстановить полноценный рабочий процесс, оформите необходимые документы. Если оформляете приказом отмену вынужденного режима работы, попросите у сотрудника заявление в свободной форме. Пусть укажет в нем, что хочет снова вернуться к нормальному графику. Это нужно, чтобы не оформлять уведомление об изменении условий трудового договора за два месяца. И допсоглашение подготовить тоже не забудьте.

Кому-то из сотрудников будет нужно скорректировать рабочий график, например из-за того, что дети еще продолжают учиться на удаленке. Пойдите им навстречу, предложите удобный график. При необходимости разрешите пару дней в неделю продолжить дистанционно выполнять поручения.

Оформите приказ об отмене вынужденных мер в свободной форме и ознакомьте всех сотрудников с ним под подпись. Если оформляли индивидуальные изменения графиков, в новом приказе укажите, что восстанавливаете прежний режим.

Поскольку если учреждение переводило сотрудников на гибкий режим рабочего времени, но не указало дату окончания этого периода, а теперь не отменило особый режим приказом, юридически грамотный сотрудник продолжит посещать офис по удобному ему графику и будет прав. И вряд ли в суде вы сможете оспорить его правоту.

Сделайте официальное заявление, чтобы восстановить рабочий процесс. Разместите его на корпоративном портале или разошлите на рабочую почту сотрудникам. Обозначьте, что опасный период позади, что вы рады возвращению сотрудников в офис — дайте понять, что они ценны. Многим это действительно нужно.

Проведите внеплановый инструктаж

Когда учреждение возобновит работу, проведите внеплановый инструктаж.

Если есть возможность, откажитесь от общего сбора работников, так как скопление людей в одном месте увеличит риск распространения инфекции и вирусов. Например, можно ознакомить работников через интернет с информацией о безопасном поведении и безопасной работе в условиях риска заразиться вирусной инфекцией.

Для этого отправьте информацию на электронную почту или выложите ее на корпоративном сайте.

На инструктаже перечислите первые симптомы вируса или инфекции. К ним относятся повышенная утомляемость и температура, заложенность носа, чихание, кашель, боль в горле и мышцах, ощущение тяжести в грудной клетке. Сообщите работникам, что при появлении симптомов необходимо обратиться к врачу, вызвав его на дом. Не нужно ходить в больницу лично или заниматься самолечением.