В марте 2024 года Правительство приняло распоряжение №637-р, утверждающее обновленную стратегию цифровой трансформации. Реализовывать ее будет Минцифры до 2030 года.
Цель стратегии — обеспечить свободное, устойчивое и безопасное информационное взаимодействие между государственными органами, гражданами и бизнесом, а также гарантировать технологическую независимость и безопасность критической информационной инфраструктуры.
К ключевым задачам цифровой трансформации к 2030 году относятся:
— переход на электронный документооборот для всех органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений;
— централизованное хранение электронных архивных документов для 100% органов исполнительной и государственной власти субъектов РФ;
— перевод 90% обязательной отчетности на сбор и хранение в электронном формате.
Стратегия развития призывает нас правильно хранить электронные документы уже сейчас. А как именно это делать, объясняется в приказе Росархива от 31.07.2023 № 77 об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (далее — Правила 2023).
Вернемся немного назад. В сентябре 2023 года приказ №77 вступил в силу, отменив действие архивных Правил 2015 года. Новый документ объемный, не все успели подробно ознакомиться с ним сразу после выхода, так что изучение и освоение продолжалось весь 2024 год.
В Правилах 2023 появилось 12 новых разделов, которые внесли дополнения и добавили ясности в архивные процедуры в отношении бумажных документов. Что важно — появился подробный раздел, который описывает процедуру передачи электронных документов на архивное хранение и их приема. Также в нем говорится о комплектовании, учете, хранении и использовании электронных архивных документов (ЭАД).
Организациям было необходимо скорректировать локальные нормативные акты, чтобы урегулировать условия хранения электронных архивных документов. Ответственным за архив нужно было понять, какие документы будут храниться в электронном виде и из каких систем они будут поступать. Также следовало разобраться в составе контейнера ЭАД, файле описания, формате хранения, определиться с выбором системы хранения электронных документов (СХЭД).