Методы осуществления внутреннего контроля за движением специального имущества на предприятиях санаторно-курортной сферы

Журнал: «Санаторно-курортные организации: менеджмент, маркетинг, экономика, финансы», №5, 2017 12:47:00г.

Methods of internal control over the movement of special assets at enterprises related to the sanatoria and resorts

Controlling completeness of data reporting is one of the key factors of stability and financial well-being of any enterprise, including those of the sanatorium and resort sphere. In modern conditions, it is necessary to carefully collect reported data on various aspects of the activity in order to respond to any economic fluctuations and external factors in a timely manner. Analysis of these data together with competent planning can become one of the key tools in management activities. This article describes methods for implementing internal control over the movement of special assets. Particular attention should be given to financial reporting and control of special assets of sanatoria and other tourist facilities.

Sergey Kravtsov

Keywords: special property, control technique, sanatorium and resort sphere.

Особенности санаторно-курортной деятельности

Санаторно-курортная деятельность включает в себя такие виды человеческой деятельности, которые в форме услуги предоставляются населению и удовлетворяют потребности человека в отдыхе, лечении или оздоровлении для улучшения самочувствия и укрепления здоровья. Такие услуги оказываются на базе санаторно-курортных комплексов, представляющих собой комплекс средств размещения и санаторно-курортных предприятий, оказывающих лечебные, оздоровительные и прочие услуги в сфере туризма.

При этом услуги санаторно-курортного лечения относятся к категориям оказания медицинской помощи с использованием природно-климатических лечебных ресурсов и факторов. К таким факторам можно отнести как сам факт пребывания в лечебно-оздоровительной местности, например с лечебным воздухом, так и непосредственное прохождение оздоровительных или лечебных процедур. Среди всех средств размещения туристов санаторно-курортные комплексы выделяют в отдельную специализированную категорию, и они являются объектами туристической инфраструктуры. По профилю работы они подразделяются на:

•оздоровительные;

•туристические;

•спортивные;

•детские;

•юношеские и пр.

Специализация санаториев обычно базируется на особенностях того или иного курортного региона, при этом предоставление санаторных услуг чаще всего является основным видом деятельности предприятия. К подобным санаторным услугам обычно относятся все мероприятия и процедуры по осуществлению лечения заболеваний или их профилактики, мероприятия по проведению оздоровительных процедур и обеспечению комфортных условий пребывания в самом учреждении. К последнему относится организация системы питания, предоставление удобств в номере и пр.

Имущество объектов санаторно-курортной сферы и их экономическая сущность

Спецификация санаторных учреждений формирует определенные требования к составу используемого специального имущества. К этой категории относятся:

•бытовая посуда;

•форменная одежда персонала;

•постельные принадлежности и постельное белье для постояльцев.

Обозначить распределение специального имущества в объектах санаторно-курортной сферы можно следующим образом:

Для бесперебойной работы любой организации отрасли необходимо иметь большой запас специального имущества из всех этих категорий, поскольку в ходе оказания услуг задействовано большое количество этих предметов. Для максимально высокой экономической эффективности необходимо организовать грамотную систему управления запасами, это позволит обеспечить глубокий запас предметов и своевременно отслеживать их движение. Именно внутренний контроль позволит обеспечить рациональное использование специального имущества и сократить расходы на пополнение его запасов.

Основные задачи контроля за специмуществом

Разработка методик контроля и их осуществление необходимо для решения следующих задач:

•выполнение контроля документального оформления всех операций, связанных с движением специального имущества организации;

•отслеживание корректного формирования себестоимости этого имущества;

•обеспечение контроля за использованием специмущества в соответствии с хозяйственными и технически обоснованными нормами расхода;

•получение своевременной и полной информации о наличии имущества и его фактических запасах от материально ответственных лиц;

•установление фактов превышения количества специального имущества с целью его последующего присвоения и перепродажи;

•мониторинг проведения инвентаризации в соответствии с реальными фактическими остатками и отражение точных цифр в документации;

•отслеживание своевременности и корректности расчетов с поставщиками специального имущества.

Решение этих и других задач по контролю за движением специального имущества на предприятии санаторно-курортной сферы возлагается на бухгалтерию и смежные структурные подразделения. Осуществление контроля за бухгалтерским учетом базируется на использовании прикладных средств. Для того чтобы контроль был эффективным, необходимо регулярно проверять соблюдение условий функционирования системы регистрации имеющегося имущества и отслеживать новые поступления. Для каждой операции предназначается собственный набор первичных документов и учетных операций, которые позволяют отслеживать процессы поступления, хранения, эксплуатации и выбытия специального имущества из оборота предприятия.

Проверка каждого документа осуществляется арифметическими методами, оценивается его содержание по существу и соответствие нормативно-правовой базе. Кроме того, необходимо наладить систему взаимного контроля одинаковых реквизитов в разных документах баланса: договорах, накладных и товарных накладных, счетах-фактурах, приходных ордерах, актах на списание, карточках учета, главной книге и балансе.

Процесс движения специального имущества

Первый этап работы контроля за движением специального имущества начинается с выбора поставщиков и заключения договоров на поставку отдельных видов имущества. На этом этапе важно проверить надежность поставщиков: насколько аккуратно они соблюдают сроки поставки и объемы заказов, проанализировать качество товара. Также необходимо проанализировать востребованность заказываемых видов специального оборудования непосредственно на предприятии: важно исключить заказы на виды, которые впоследствии не будут использоваться.

На внутренний контроль системы оприходования ложатся задачи выполнения следующих правил:

•отслеживание получения специальных пронумерованных приходных ордеров на каждую полученную партию товара и проверка на соответствие заявленного и фактического количества в соответствии с инструкцией, которая формирует объемы выборки для проверки и порядок ее проведения;

•соблюдение порядка хранения полученного товара на складе, в случае выявления товара, прошедшего проверку, но не соответствующего установленным на предприятии требованиям, необходимо выделить под его хранение отдельные отсеки;

•осуществление контроля взаимодействия с поставщиками, которым было отказано в приеме полного объема получаемого товара.

Для обеспечения правильности и законности заключаемых договоров проводится внутренняя документальная проверка всех исходящих документов. Внимательно изучаются указываемые реквизиты, наименование сторон, каждый пункт договора, в особенности те, которые включают в себя сроки поставки, цены и порядок проведения расчетов. Важно, чтобы нарушение условий договора облагалось дополнительными штрафными санкциями, это поможет повысить надежность поставщика и защитить сроки поставок.

Учет поступления товаров, относящихся к категории специального имущества, осуществляется на основании регистрации хозяйственных операций в первичных документах. Первичные документы имеют принципиальное значение, по корректности и своевременности их заполнения определяется качество и достоверность всей финансовой отчетности учреждения в целом. Документы должны заполняться в строгом соответствии с установленными требованиями и нормами на специальных формах, которые утверждаются отдельным приказом об учетной политике. В каждом учреждении форма может быть своя, но для всех являются обязательными к указанию наименование документа, его дата, код формы, содержание и измерители, назначение материально ответственных лиц и должностных лиц, личные подписи, расшифровка.

В санаторно-курортной сфере к категории первичных документов при поставках специмущества относятся:

•накладная;

•товарная накладная;

•товарно-транспортная накладная;

•счет-фактура.

Из-за большого объема поступлений специального имущества осуществлять контроль за каждым первичным документом обычно не представляется возможным, а потому проверка осуществляется систематически выборочным методом, применяется документальная проверка, проверка взаиморасчетов и оценка соответствия нормативно-правовой базе. Для осуществления контроля системы регистрации проводятся сверка на предмет установления объемов фактического наличия специмущества и инвентаризация всего специмущества, находящегося на балансе.

Учет на складе осуществляется с помощью специальных карточек складского учета, ответственным лицом назначается внутренний контролер, который должен проверять соответствие записей на карточках первичным документам, поступающим в процессе прихода и расхода имущества.

Аналитические процедуры в учете специального имущества

Для осуществления проверки данных о наличии специального имущества в разные периоды и сравнения данных бухгалтерского учета с данными отчета о движении имущества существуют специальные аналитические процедуры. Они позволяют оценить соотношение между разными статьями учета и сравнить их корректность за отдельные закрытые периоды. К таким аналитическим процедурам относятся:

•анализ соответствия аналитического и синтетического учета;

•сопоставление фактических показателей с прогнозными, плановыми, нормативными значениями.

Одним из наиболее эффективных методов фактического учета объемов запасов специального имущества предприятия является инвентаризация. Суть этой процедуры заключается в проверке фактического наличия имущества путем ручного пересчета объемов на складе и соотношения его с данными бухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризация является основным способом осуществления фактического контроля за сохранностью имущества.

Чтобы проведение инвентаризации было максимально эффективным и оптимизированным, необходимо разработать специальную, четкую последовательность проведения этой проверки. Методика проверки должна быть направлена на сбор доказательств о фактах несоответствия и быть подготовлена еще на стадии планирования. На основании данных, полученных в ходе инвентаризации, можно выявить факты хищений специального имущества и его нерационального использования, не соответствующего установленным техническим и хозяйственным нормам. Эти данные помогут провести необходимые мероприятия по повышению эффективности использования этого оборудования.

На контролера инвентаризации возлагается ответственность по правильному отражению в отчете всех установленных данных и установлению виновных в понесенных предприятием убытках. Контролер в ходе инвентаризации проводит осмотр склада, кладовой для хранения белья и непосредственно номеров и фиксирует следующие сведения:

•каким образом осуществляется хранение специального имущества в складских помещениях;

•насколько оборудование склада соответствует нормам для хранения специмущества;

•насколько количество комплектов постельного белья и наборов посуды в каждом номере соответствует количеству проживающих в нем людей и другие данные;

•имеет ли специальное имущество необходимую маркировку и изображение логотипа предприятия.

Оказание санаторных услуг неизбежно сопряжено с использованием большого количества специального имущества, которое находится в постоянном движении между складскими помещениями и местами его эксплуатации. Для осуществления контроля за его сохранностью необходимо разработать четкие и последовательные инструкции для внутреннего контроля и обеспечивать корректный и своевременный бухгалтерский учет. Именно учет ресурсов поможет отслеживать своевременность поставок, формировать реальные потребности для организации, выявлять факты нерационального использования имущества и его хищения. С помощью этих сведений можно сформировать максимально эффективную с финансовой точки зрения систему управления всей организацией.

Оперативная обработка первичной документации и строгое соблюдение методик внутреннего контроля являются неотъемлемой частью работы любого учреждения санаторно-курортной сферы. Крайне важно, чтобы руководство применяло комплексный подход к повышению качества и следило за выполнением всех критериев внутреннего контроля учета специального имущества.